Как мы внедрили автоматизацию отчётности?

Кому будет полезна эта заметка? Именно с такого вопроса я решил начать сегодняшнюю запись. А вот и ответ:

• Заказчикам услуг интернет-маркетинга (специалисты и директора по маркетингу, владельцы малого бизнеса);
• Специалистам по классическому маркетингу и интернет-маркетингу, SEO-специалистам;
• Маркетинговым и рекламным агентствам.

А теперь к сути!

• Несколько десятков сайтов и соответственно счетчиков Google Analytics на них;
• Период отчетности — 1 месяц, а также периодическая потребность взглянуть на “Как у нас дела то?”;
• Порядка 10-15 параметров, которые в данных отчётах должны присутствовать;
• Несколько человек, которым все эти данные необходимы;
• Дефицит времени на регулярное обновление отчётных документов по большой базе проектов

• Организовать максимально автоматизированный сбор данных в единых таблицах для конечных пользователей;
• Снизить трудозатраты Веб-аналитика;
• Снизить количество времени, требуемое для определения “проблем у сайта”.

Пару месяцев назад Google внедрил такую классную фишку в своем сервисе Drive, как Дополнения. Там-то и скрыто то, что нам нужно!

1) Открываем меню “Установить дополнения” в документе-таблице и находим дополнение с логичным названием Google Analytics. Устанавливаем.

2) У вас появится отдельный лист с названием Report Configuration. Далее работаем с ним.

3) Теперь необходимо столбец-за-столбцом добавлять отчёты — те данные, которые вам необходимо выгружать. Вот краткий экскурс в описание обязательных параметров:

• Report Name — Название отчета. Фактически станет название листа, на который будут выгружены данные.
• Type — не трогаем
• View ID — уникальный номер представления (читай — счетчика). Но это не то, что отображается в UA-XXXXXX-XX. Чтобы его узнать, вы можете открыть ваш счетчик, нажать сверху Администратор, далее в правой колонке Настройки представления.
• Start Date и End Date — соответственно промежуток, за который нужно выгрузить данные. Формат — дата.месяц.год. Можно не заполнять, если вы заполнили следующую графу.
• Last N Days — выгрузка данных за N последних дней. Пригодится, например, если вы по понедельникам хотите смотреть на эффективность прошедшей недели.
• Metrics — те показатели, на которые вы собственно и привыкли (или не привыкли) смотреть. Это циферки!
• Dimensions — то, что измеряем. Страница, месяц и т.д.
• Sort — отвечает за то, по какой метрике происходит сортировка.
• Filters — позволяет сделать фильтрацию результатов. Чтобы, например, получать не всю выдачу страниц, а только одну.
• …несколько более специфических полей…
• Spreadsheet URL — адрес Google-Таблицы, в которую нужно выгрузить отчет (там создастся лист с названием из первой графы)

Помните! За один раз, для одного Измерения (Dimensions) можно выгрузить много Метрик (Metrics), но если необходимые данные относятся к разным Изменениям, то выгружать их придется создавая новую выгрузку. Под новой выгрузкой в данном случае понимается столбец. Каждый новый столбец на данном листе — новый отчёт.

Чтобы окончательно не превращать данный пост в русскую версию мануала от Google, подробнее предлагаю изучить синтаксис и другую информацию здесь — https://developers.google.com/analytics/solutions/google-analytics-spreadsheet-add-on

4) По завершению формирования отчетов, а также всякий раз, когда вам необходимо будет обновить информацию, Вам нужно будет нажимать кнопку Run Reports. Если вы указывали адреса таблиц для выгрузки — ищите результаты там, а если не указывали — новые листы создадутся или обновятся в текущем документе.

Естественно, все цели, которые мы ставили перед собой были выполнены, а иначе во всём этом не было бы смысла. Особенно рассказывать об этом.

В итоге ежемесячная экономия измеряется ~15-20 человекочасами. А это значит, что внедрив автоматизацию отчётности, при рассмотрении периода в 1 год — мы сэкономили целый месяц работы сотрудника!

Конечно, Решение, которые было указано вверху не дало вам полного понимания о том, что же можно делать, поэтому сейчас я приведу несколько конкретных примеров задач, которые могут решаться с помощью таких автоматизированных выгрузок.

Задача: Вы заказчик услуг интернет-маркетинга и ставите цель — не менее N заявок в месяц с сайта, а также посещаемость из поисковых систем не ниже M человек в месяц. Хотите 1 числа каждого месяца за пол-минуты понять — выполнил ли подрядчик задачу?

Решение: Настраиваем 2 отчета в которых Измерениями будут “месяц года”, а метриками — число конверсий по определённой цели и число посетителей. При этом во второй отчёт не забываем добавить фильтр по каналу трафика (Medium)

Задача: У вашей компании множество филиалов и вам необходимо мониторить посещаемость сайтов, а также конверсию по каждому из них в одном документе. Не переключаясь от счетчика к счетчику.

Решение: Необходимо настроить отчеты для каждого города. Изменяться будет уникальный номер представления. На выходе мы получим множество однотипных листов и будет необходимо объединить всю это информацию в один лист.

Для этого создаем единый лист и либо настраиваем автоматическое копирование данных с соседнего листа, либо, если нужно исправить вертикальный формат вывода на горизонтальный — применяем ещё и функцию TRANSPOSE.

Задача: Вы руководитель подразделение интернет-маркетинга и у ваших подчиненных по различным проектам стоят определенные KPI. Вам необходимо ежемесячно мониторить выполняемость планов для понимания состояния дел у клиента. Да и просто, чтобы знать, кого из сотрудников похвалить.

Решение: И вновь необходимо составление отдельных отчетов, группировка данных на отдельных листах (например, под каждого сотрудника свой лист, на котором собираются все данные по его проектам), рядом с фактическими данными — плановые показатели, которые заполняются заранее вручную. Далее логика, думаю, понятна.

Задача: Вы обожаете таблицы и не хотите разбираться в системах веб-аналитики.

Решение: Автоматизируй это!